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TRIBUNA / Registros y presentación de documentos

El jurista Saturio Hernández incide en este articulo de opinión sobre los registros públicos y la presentación de documentos y su correspondiente validez.

TRIBUNA / Registros y presentación de documentos

Es habitual la problematicidad de presentación de documentos, por razones de plazo y/o de urgencia.

 Así en la Ley 39/15 se dice:

1.- Plazo de presentación de instancias con defectos imposibilitadores de producir efectos de la presentación y consecuencias de la incidencia técnica, que puede darse y se acredita por el interesado, y así en la Ley 39/15 se dice, “art. 32-4. Cuando una incidencia técnica haya imposibilitado el funcionamiento ordinario del sistema o aplicación que corresponda, y hasta que se solucione el problema, la Administración podrá determinar una ampliación de los plazos no vencidos, debiendo publicar en la sede electrónica tanto la incidencia técnica acontecida como la ampliación concreta del plazo no vencido”.

2.- Y se dice también 16.8 de la Ley 39/158. No se tendrán por presentados en el registro aquellos documentos e información cuyo régimen especial establezca otra forma de presentación.(Véase la Res. de 3 de mayo de 2017, de la Secretaría de Estado de Función Pública, por la que se establecen las condiciones para la adhesión de las comunidades autónomas y entidades locales a la plataforma GEISER / ORVE, como mecanismo de acceso al registro electrónico y al sistema de interconexión de registros  («B.O.E.» 8 mayo).

3.- Y en el artículo 16.4 de la Ley 39/15 se señala un sistema plural y  orientativo y vinculante para las Administraciones de presentación de documentos, y de esa forma se establece,

Art. 16.4. Los documentos que los interesados dirijan a los órganos de las Administraciones Públicas podrán presentarse:

  1. a) En el registro electrónico de la Administración u Organismo al que se dirijan, así como en los restantes registros electrónicos de cualquiera de los sujetos a los que se refiere el artículo 2.1.
  2. b) En las oficinas de Correos, en la forma que reglamentariamente se establezca.
  3. c) En las representaciones diplomáticas u oficinas consulares de España en el extranjero.
  4. d) En las oficinas de asistencia en materia de registros.

Véase Orden ESS/1323/2017, de 28 de diciembre, por la que se crea la oficina de asistencia en materia de registros en la sede de la Intervención General de la Seguridad Social («B.O.E.» 4 enero).

  1. e) En cualquier otro que establezcan las disposiciones vigentes.

Los registros electrónicos de todas y cada una de las Administraciones deberán ser plenamente interoperables, de modo que se garantice su compatibilidad informática e interconexión, así como la transmisión telemática de los asientos registrales y de los documentos que se presenten en cualquiera de los registros, pero esto que es una previsión importante queda en segundo plano cuando los escritos se presentan por el particular y el sistema del registro que ha de ser interoperable no funciona, y, por ejemplo, el particular que ve que se le pasa el plazo no sabe qué hacer y estima que se ha quedado sin el derecho a esa presentación, sea para una oposición, petición de subvención, beca o similar o pedir para el hijo el asistir a una campamento de verano.

Pues bien, eso que se puede dar tiene diversas soluciones.

En el Blogs de EsPúblico, escribía el 19.4.2023 sobre, “Los servicios postales, lo informático y el secreto de las comunicaciones”, y señalaba que el o los conjuntos de sistemas informáticos no pueden restringir los derechos del particular que cumple con su diligencia de presentar el documento, en tiempo y forma, y la sentencia, sobre la materia, indicaba al respecto,

“…Sí parece que se haya de poner el foco en cuestiones no que el correo entre dos personas, físicas o jurídicas sea más intenso o no, sino en el hecho de que los instrumentos o portales por los que los hacemos, en ningún caso, tienen la autorización de la Administración, del Estado, en definitiva, de los poderes públicos, y no son ellos los vigilantes de esa especificación que se hace en la Ley 43/2010, ni en las demás normas, y siempre se ha de tener en cuenta que esas compañías o similares titulares de los servicios son multinacionales, con sedes en el extranjero, y habitualmente con ningún domicilio en España, pues obsérvese, por vía general, que la información de los acuerdos con ellos, siempre por vía de internet, el domicilio no es España

Con la sentencia del T. Supremo de 22-2-2022, pont. Requero Ibáñez se ha de estar de acuerdo cuando determina,

…(se), refuerza la garantía de obligar a la Administración a facilitar la presentación en debida forma de instancias y escritos, y a subsanar éstos, y de tener la subsanación efectos de la fecha del escrito, presentado en tiempo, pues lo contrario sería un veto a los derechos de los ciudadanos, incompatible con la Constitución y con los artículos 13 y 14 de la Ley 39/15.

   El que se dé un programa informático para la presentación, no significa que no se pueda presentar por la vía ordinaria, Ley 43/10, pues no se pueden erosionar dice la sentencia los derechos de los particulares en el procedimiento que lleva fundamentalmente a admitir, con las subsanaciones precisas las instancias y la sentencia dice con impecable razonamiento,

-Se opone al recurso que el programa informático funcionó correctamente y que, si no se siguen todos los pasos del mismo, la Administración no puede tener noticia de las solicitudes defectuosas.

-De ese hecho, la Administración para rechazar la instancia que hay una absoluta falta de presentación de la solicitud.

-Y esas objeciones no resultan convincentes pues "La Administración no puede escudarse en el modo en que ha sido diseñado el correspondiente programa informático para eludir el cumplimiento de sus deberes frente a los particulares, ni para erosionar las garantías del procedimiento administrativo. Más aún: la Administración conoció -o pudo conocer- que la recurrente había pagado la tasa. A ello debe añadirse que, incluso aceptando a efectos puramente argumentativos que no sea técnicamente posible recibir automáticamente información sobre los pasos dados por todos aquéllos que han accedido al programa informático, la Administración debe, en todo caso, dar la posibilidad de subsanación cuando el interesado reacciona frente a su no inclusión en la lista de admitidos y acredita que sólo omitió el paso final, esto es, la firma electrónica y el registro de su solicitud”.

 Es por ello que los sistemas de presentación en caso de ser precisos son válidos y por eso la forma de presentación ante el hecho de no funcionamiento, valida la presentación.

Y eso mismo ocurre si el particular que no ha presentado la instancia en plazo, pretende presentarla al día siguiente, y si se le niega el efecto tiene que reclamar que se acredite que se ha producido un incidente informático que, acreditado, debe dar lugar a la efectividad de la presentación.

 Fdo. Saturio Hernández

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