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La Diputación solicita ayuda para digitalizar tres archivos municipales

La Diputación de Soria ha solicitado una nueva ayuda al Servicio Público de Empleo de la Junta de Castilla y León para la puesta en marcha de un taller de empleo en los archivos municipales que permitiría la contratación de cinco personas.

El coste total del proyecto asciende a 100.000 euros y se solicita una ayuda de 78.000 euros, quedando la cantidad restante a cargo de la Diputación.

La previsión es que las actuaciones se centren en la organización y digitalización de la documentación de los archivos municipales de Tardajos, Borobia y Santa María de las Hoyas, adaptándose la documentación de los ayuntamientos al taller de empleo.

Para ello, se plantea la contratación de cinco personas: tres técnicos medios de archivo y un auxiliar administrativo, durante 12 meses, y un técnico medio de informática con conocimientos de digitalización durante 8 meses.

Con esta actuación la Diputación persigue un doble objetivo, ya que por un lado se apuesta por la generación de puestos de trabajo en la provincia y por otro se continúa con la labor iniciada por la Institución en la organización y digitalización de los archivos municipales como medida de conservación del patrimonio documental existente en los ayuntamientos de la provincia.

Desde mediados de los años ochenta y, en algunos casos con anterioridad, comenzaron a desarrollarse en España programas de asesoramiento y asistencia a ayuntamientos en materia de archivos, entendiendo el archivo como un servicio instrumental que facilita su gestión administrativa. La situación de Soria, con 183 municipios fuertemente despoblados, hace que la mayoría de los ayuntamientos no tengan la suficiente capacidad técnica ni económica para llevar a cabo las actuaciones necesarias para la organización y recuperación del patrimonio documental, con lo que es imposible cumplir la citada Ley de Archivos y Patrimonio Documental de Castilla y León.

Para dichos municipios, únicamente a través de la colaboración interinstitucional es posible la organización de documentación acumulada en los archivos municipales. En este sentido, la Diputación de Soria promovió un taller de empleo para la convocatoria 2009-2010 relacionada con la especialidad de archivos.

El proyecto consistió en la organización del patrimonio documental de las localidades de Vadillo, Trébago y Cirujales del Río, formando a 8 alumnos durante 6 meses en dicha especialidad.

Por este motivo, el objetivo de este nuevo proyecto es claro: es necesario organizar los fondos de los archivos municipales, hacer que cuenten con instrumentos de descripción que permitan localizar la información con eficacia y rapidez y con medios suficientes y necesarios que garanticen la conservación de la documentación que ha llegado a nuestros días. Además, son numerosos los ayuntamientos que han mostrado su inquietud por el estado de su patrimonio documental, como testimonio y garantía de los derechos de los ciudadanos y de la propia administración y ven la necesidad de mantenerlos correctamente organizados.

Descripción de las tareas

Los tres archivos sobre los que se va a trabajar se encuentran en una situación similar de desorganización. Aunque las salas en las que se encuentran no hacen temer por la integridad física de la documentación, estos no se encuentran ordenados ni sistematizados, desconociéndose si entre ellos puede haber documentos con valor histórico o relevancia desde el punto de vista archivístico.

Las tareas que desarrollará el personal contratado en la realización de los trabajos necesarios se resumirían en:

- Tratamiento físico: limpieza y adecuación física de los documentos

- Identificación de series y elaboración del cuadro de clasificación propio de ese ayuntamiento, aunque como referencia se tomará el Cuadro de Clasificación que elaboró el Grupo de Archiveros de Madrid.

- Como resultado de las actuaciones anteriores, se producirá la descripción del contenido individualizándose los expedientes/documentos en carpetas, en cuya carátula se especifica la descripción. El resultado del trabajo queda plasmado en una aplicación informática, una base de datos que se instalará en los equipos informáticos del Ayuntamiento.

- Organizado el fondo se procederá a la digitalización de los documentos como medio de difundir la información y como medida de seguridad, ya que en algunos municipios un incendio o una negligencia ha impedido que documentos importantes hayan llegado hasta nosotros.